Industrie : Comment mieux gérer sa facturation ?
On ne vous apprend rien, la facture est très importante après une transaction financière. Elle rend compte, entre autres, de la somme due par le débiteur au créancier. La facture matérialise la transaction et permet de donner en détails, tous les éléments liés à la vente (identité des deux parties, nom des produits ou du service vendu, TVA, réductions éventuelles, prix total…). Elle constitue également une pièce justificative en comptabilité et en fiscalité, au regard de la loi.
Nous allons donc voir ensemble les différentes règles à respecter en matière de facturation et comment mieux la gérer.
Faire une facturation dans les règles
Vous le savez peut-être mais la facturation ne s’invente pas, elle doit respecter des règles et des normes préétablies par la loi. Ces règles concernent plusieurs aspects de la facture, à savoir sa date de remise, le support utilisé pour l’éditer, ainsi que les mentions obligatoires et le temps de conservation.
- La facture est obligatoire à chaque achat de produit ou de services à des fins professionnels, à chaque vente à distance ou livraisons aux enchères, et à tout particulier qui émet le souhait d’en obtenir une suite à l’achat d’un bien ou d’un service.
- En ce qui concerne la date figurant sur la facture, elle dépend du type de prestation que l’on vend. Si c’est de la vente de produit, alors la date qui figurera sera celle de l’acceptation de la commande. Pour les prestations de services, la date qui figurera sera celle à laquelle la prestation est effectuée.
- Depuis le 1er Janvier 2020, la facture électronique est obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Assurez-vous qu’elle garantisse votre identité en tant qu’entreprise, son intégrité et sa lisibilité. N’oubliez pas d’y ajouter les mentions légales et sécurisez là via une signature électronique ou grâce à un logiciel de facturation dédié.
N’oubliez pas : étant donné qu’il s’agit d’une pièce justificative, toutes vos factures doivent être conservées au minima pour 10 ans. Prévoyez un rangement pour toutes les archiver, que ce soit en réel, ou en virtuel, en fonction de votre organisation.
5 Conseils pour mieux gérer sa facturation
- Une bonne gestion de sa facturation passe par une organisation efficace en suivant une méthodologie claire et précise. Commencez par mettre en place vos Conditions Générales de Ventes (CGV). En plus de vous donner plus de crédibilité, elle constituera un élément de preuve en cas de litige avec vos clients. Vos conditions doivent être claires et explicites, détaillant entre autres vos modalités de paiement, le versement d’un éventuel acompte, les délais imparties etc.
- Déterminez une personne ou un service en charge de la facturation. Elle ne doit pas être établie par n’importe qui. Cela implique de donner à la personne ou au service concerné des informations claires sur comment et dans quelles conditions la facture doit être établie, à quel moment elle doit être envoyée au client etc. Assurer le suivi de la facturation est également très important. Un bon suivi vous permettra de gérer au mieux vos litiges.
- Limitez au maximum l’encours client en demandant un acompte. A vous de fixer le montant de cet acompte et de le faire apparaitre dans les CGV (exemple : 30% du montant de la somme dû). Cet acompte vous permettra non seulement de sécuriser à minima votre trésorerie, mais également de vous rassurer sur la solvabilité du client.
- Gardez un rythme régulier pour vos demandes de paiement et vos relances. Pour commencer, ne tardez pas à envoyer votre facture. Plus vite elle sera entre les mains du client, plus vite vous serez payé. Prévoyez ensuite des rappels réguliers en cas de retards de paiement, en augmentant progressivement la pression. Le but n’est pas d’agresser le client dès la première relance. Un retard peut arriver à tout le monde. Il est coutume d’envoyer à minima trois relances avant la mise en demeure.
- Facilitez-vous le travail grâce à un logiciel de facturation. A partir d’une certaine taille, votre entreprise ne pourra plus gérer manuellement sa facturation via des tableaux Excel. Il vous faudra donc automatiser vos process afin de limiter les erreurs, les oublis, et de vous assurer une régularité. Il en existe des plus ou moins couteux à télécharger sur internet, qui vous permettront de personnaliser votre facturation. Sinon, vous pouvez également opter pour un ERP, un logiciel de gestion complet qui vous aidera à digitaliser vos process.
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