Les 5 étapes préalables au changement de logiciel ERP
Mettre en place un logiciel ERP dans son entreprise est une étape importante dans son développement, cependant sa durée de vie n’est pas infinie. Elle est estimée en général entre 7 et 12 ans.
Au-delà d’une certaine durée, le progiciel peux connaître quelques dysfonctionnements ou autres désagréments pour vos salariés les empêchant d’exercer leur métier de manière optimale. Ceci peut s’anticiper lorsque dans votre organisation vous décelez des signes indiquant qu’il est temps de changer de logiciel ERP.
Une fois la décision prise, le changement de logiciel de gestion est certes moins bouleversant qu’une première installation mais il doit tout de même se préparer de manière rigoureuse. C’est pour cela que nous vous avons recensé des conseils pour réussir au mieux son changement ERP en 5 étapes.
1. Définir les responsables du projet
La première étape est de monter une équipe en charge du projet de changement d’ERP. Les responsables projet auront pour mission d’étudier les apports et conséquences du changement et de suivre le bon déroulement du projet.
Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Désigner ce(s) responsable(s) en interne. Souvent issu du service informatique il peut être accompagné par des personnes d’autres services afin d’avoir une vision transversale de la société.
- Faire appel à un prestataire externe spécialisé en gestion de projet ERP. Cependant lors de son audit, cette personne aura besoin de la coopération de vos salariés pour avoir une vision précise de votre organisation, vos flux d’information, vos problématiques et enjeux d’entreprise.
- Mixer les deux solutions. Donner un coup de pouce à votre collaborateur en lui donnant la possibilité de se référer à un prestataire externe et de travailler en binôme avec lui sur une partie des problématiques (identification des flux, objectifs de l’entreprise, rédaction du cahier des charges, etc…).
2. Auditer l'existant et se poser les bonnes questions
Ce désir de changement de logiciel de gestion peut survenir si votre ERP est obsolète, c’est-à-dire qu’il n’est plus mis à jour par l’éditeur. De même que si votre ERP est dans l’ère du temps, ses fonctionnalités peuvent à un moment donné vous paraître limitées dû à de nouvelles ambitions de croissance par exemple.
Quelque soit les raisons, il est impératif de se demander en quoi serait-il judicieux de changer d’ERP. Il est alors intéressant de recenser par exemple :
- Les utilisations diverses du logiciel dans l’entreprise (en mode gestion de stock, gestion de production, gestion commerciale…) et interroger les utilisateurs afin de dégager :
- Les points négatifs de votre ERP actuel (lenteur, ergonomie…)
- Les manques que votre équipe décèle dans son utilisation quotidienne (fonctionnalités non présentes dans votre logiciel…)
- Les satisfactions que vous avez et que vous souhaitez retrouver dans le nouvel ERP
- Les problématiques rencontrées avec votre éditeur ou intégrateur actuel (pérennité du prestaire, niveau de dépendance…)
3. Se fixer des objectifs
Grâce à l’étape précédente vous y voyez normalement plus clair sur les point positifs et négatifs de votre progiciel de gestion. Il est donc plus aisé de formuler vos attentes et objectifs concernant le futur changement d’ERP.
Cela passe notamment par de la veille de ce qui est réalisable aujourd’hui avec un ERP afin que vos objectifs ne soient pas trop démesurés. Notre article sur les fonctionnalités les plus demandées des industriels peut dès lors vous aider dans ce choix.
4. Rédiger le cahier des charges
Étape toujours cruciale, le cahier des charges est le registre des spécifications, besoins et objectifs, qui indiquera à votre intégrateur vos souhaits en matière d’ERP. C’est pour cela qu’on considère ce document comme le socle de votre projet en intégralité, il n’est donc pas à rédiger à la légère.
Si vous n’avez pas la méthode, nous vous avons préparé une aide à la rédaction du cahier des charges à télécharger gratuitement !
5. Choisir son ERP et l'intégrateur
Vous voici arrivé au bout de la phase d’étude, un choix se prépare désormais : le choix du progiciel de gestion intégrée et de l’intégrateur.
Comme pour toute la phase de réflexion sur une première installation ou un changement de progiciel, il va falloir vous renseigner sur les solutions du marché et également sur les intégrateurs. L’intégrateur est un partenaire conseil et technique tout au long de l’implémentation de l’ERP et même ensuite pour la maintenance. N’hésitez pas à contacter plusieurs intégrateurs, prendre des rendez-vous pour avoir un premier contact commercial et solliciter une démonstration de leur produit.
Vous serez ainsi capable d’établir une shortlist des deux ou trois intégrateurs pour lesquels vous souhaitez avoir une offre commerciale.
Votre choix de PGI et d’intégrateur doit se baser sur plusieurs éléments :
- La relation que vous entretenez avec l’intégrateur ERP (votre feeling)
- La pérennité de la solution et de l’intégrateur
- L’adéquation de l’ERP à vos besoins
Pour en savoir plus sur les différentes solutions ERP du marché, vous pouvez consulter notre guide comparatif des éditeurs ERP.
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