Comment calculer la rentabilité de votre projet ERP ?
Vous avez acquis un ERP pour votre PME mais vous êtes sceptique concernant la rentabilité d’un tel investissement ? Ceci est compréhensible, car de nombreux achats d’ERP peu réfléchis et non-basés sur des objectifs business précis n’atteignent pas le rendement espéré ou sont à l’origine d’une multiplication des coûts tout au long de sa durée de vie.
Alors, comment chiffrer l’influence qu’a eu la mise en œuvre du progiciel sur les performances de votre entreprise ?
Le calcul du retour sur investissement
Posez-vous les bonnes questions en analysant les différents besoins auxquels doivent répondre l’ERP. Par exemple, une étude menée par l’Aberdeen Group indique que 90 % des entreprises du secteur industriel ont mis en place des solutions ERP pour essayer d’optimiser la planification de leurs ressources, de stimuler leur productivité et d’accélérer leur croissance organisationnelle. Se donner des objectifs clairs, notamment en analysant ses faiblesses, permet par la suite de justifier cet investissement et d’y trouver une valeur ajoutée pour l’ensemble de l’organisation. Ceci se fait en général par l’intermédiaire du cahier des charges et si vous n’avez pas la méthode, la voici.
Ainsi, il est impératif de mener une analyse approfondie à propos du Retour sur Investissement (ROI en anglais) de l’intégration de l’ERP deux ou trois ans après l’implémentation, comme vous le feriez suite à l’acquisition d’une nouvelle ligne de production par exemple. Il représente un rapport profits/coûts, permettant aux instigateurs du projet de rationaliser chaque décision prise pendant le projet mais aussi d’en vérifier l’efficacité. Dès lors, nous allons voir les coûts et les bénéfices à prendre en compte pour calculer la rentabilité de votre projet.
1. Les coûts
Assez facilement estimable dans l’ensemble, vous pouvez notamment, pour une grande partie des coûts, vous fier aux factures/devis réalisés par l’intégrateur. Les principaux sont :
- L’acquisition du progiciel puis les mises à jour.
- Les infrastructures informatiques destinées à son hébergement : on parle ici des serveurs, réseaux, postes de travail mis à disposition. Le prix va varier selon le nombre d’utilisateur.
- L’intégration de l’ERP au sein de l’entreprise avec personnalisation possible en fonction des spécificités opérationnelles, mais aussi la formation des salariés destinés à l’utiliser.
- La maintenance du système et l’assistance au cours de l’année.
- Le temps passé sur le projet par les salariés de l’entreprise (gestion de projet, changement des process, formations).
2. Les bénéfices
Bien qu’étant difficile à chiffrer exactement, on peut tout de même identifier plusieurs sources de bénéfices :
- L’augmentation du chiffre d’affaires observée en décomposant les gains liés à l’intégration de l’ERP. Par exemple pour la partie commerciale cela peut être le nombre de rendez-vous supplémentaires, ou de nouveaux clients avec le taux de transformation… Une comparaison avec les années précédentes peut être appropriée.
- La diminution des coûts avec la même méthode que pour les revenus, c’est-à-dire estimer les dépenses inutiles qui ont été évitées grâce au progiciel (meilleur ciblage des campagnes marketing, amélioration de la gestion de sa production ou des stocks, coûts opérationnels réduits, diminution du taux d’erreurs…). On porte ici une attention sur la réduction des coûts liées aux tâches non-efficientes avant la mise en place de l’ERP.
- Les gains de productivité : Ils vont provenir notamment de l’automatisation des outils d’aide à la décision. Avant la mise en place d’un ERP, la saisie des informations est souvent longue et manuelle. Donc l’accès facilité et instantané aux données des différents services est potentiellement l’atout numéro 1 de ces outils. Cela permet une économie de temps énorme car les données sont interopérables et évite les doubles saisies notamment. Ces gains de productivité vont être mesurés temporellement, et peuvent par la suite être transformé en valeur monétaire.
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